Pour constituer un dossier de mariage en France, une personne née en Russie doit généralement présenter un acte de naissance russe accompagné d’une apostille et d’une traduction en français.
L’apostille permet de certifier l’origine du document, la qualité de son signataire ainsi que l’authenticité du sceau ou du timbre qui y figure. Selon le tableau officiel du ministère français des Affaires étrangères, les actes d’état civil russes destinés à être produits en France sont soumis à cette formalité.
En théorie, la procédure paraît simple. En pratique, elle peut devenir particulièrement lourde pour une personne qui réside en France, notamment dans le contexte actuel des relations avec la Russie.
L’apostille d’un acte de naissance russe est établie en Russie
Le consulat russe en France ne pose pas lui-même l’apostille sur un acte de naissance établi par un ZAGS russe.
Le certificat de naissance, son éventuel duplicata et l’apostille sont établis par les autorités russes compétentes. Le consulat peut, dans certaines situations, recevoir une demande d’obtention d’un document auprès des autorités russes, éventuellement avec apostille, mais la délivrance du document et l’apposition de l’apostille interviennent en Russie.
La personne résidant en France doit donc généralement choisir entre plusieurs solutions :
- se rendre personnellement en Russie ;
- demander l’intervention d’un membre de sa famille ou d’une personne de confiance ;
- établir une procuration permettant à un représentant d’accomplir certaines démarches ;
- envoyer en Russie l’original de son acte de naissance ;
- ou demander la délivrance d’un nouvel exemplaire ou d’un duplicata.
Dans tous les cas, le document apostillé devra ensuite être matériellement acheminé jusqu’en France.
Exemple de la procédure applicable à Moscou
Pour les actes d’état civil relevant de la ville de Moscou, la demande d’apostille peut être déposée auprès du ZAGS ou de certains centres MFC proposant ce service.
Le portail officiel de la ville de Moscou indique actuellement :
- une taxe de 2 500 roubles par document ;
- un délai ordinaire de cinq jours ouvrables ;
- la possibilité de faire déposer la demande par une autre personne sans procuration notariée ;
- mais la nécessité d’une procuration notariée lorsque le document terminé doit être retiré par un représentant.
Ces règles concernent Moscou. Les autorités compétentes et les modalités peuvent être différentes dans les autres régions russes.
En principe, l’apostille est apposée par le ZAGS de la région dans laquelle le document a été délivré. Lorsqu’une personne réside dans une autre région russe, elle peut, dans certaines situations, y obtenir un nouveau certificat ou une attestation, puis faire apostiller ce nouveau document par l’autorité qui l’a délivré.
Pourquoi cette procédure reste-t-elle compliquée depuis la France ?
La possibilité théorique de recourir à un représentant ne supprime pas les difficultés pratiques.
Selon la situation, il peut être nécessaire :
- d’identifier précisément le ZAGS ou le service d’archives compétent ;
- de vérifier si l’ancien certificat peut recevoir directement l’apostille ;
- de demander un duplicata lorsque le document est trop ancien, détérioré ou non conforme ;
- d’établir une procuration notariée ;
- de rendre cette procuration utilisable en Russie ;
- d’envoyer en Russie l’original du document ou la procuration ;
- de trouver une personne capable de déposer et de retirer le dossier ;
- de faire revenir en France le document original apostillé.
Cette succession de démarches peut prendre plusieurs semaines ou plusieurs mois.
L’envoi international de documents originaux présente également un risque de retard ou de perte. Or le certificat de naissance russe original peut être un document ancien, difficile à remplacer et nécessaire à d’autres démarches administratives.
La personne peut aussi ne plus avoir de famille ou de proche en Russie, ne pas disposer d’un représentant fiable ou ne pas pouvoir se rendre personnellement sur place.
Existe-t-il une solution en droit français ?
L’article 71 du Code civil français prévoit une solution lorsque l’un des futurs époux se trouve dans l’impossibilité de se procurer son acte de naissance.
Dans cette situation, l’acte de naissance peut être suppléé par un acte de notoriété délivré :
- par un notaire en France ;
- ou, à l’étranger, par les autorités diplomatiques ou consulaires françaises compétentes.
L’acte de notoriété est établi sur la foi des déclarations d’au moins trois témoins et de tout autre document permettant d’attester :
- les nom et prénoms du futur époux ;
- sa profession et son domicile ;
- les nom, prénoms, profession et domicile de ses parents, lorsqu’ils sont connus ;
- son lieu de naissance ;
- autant que possible, la période de sa naissance ;
- les causes qui empêchent de produire l’acte de naissance.
L’acte est signé par le notaire et par les témoins.
Les instructions françaises relatives à l’état civil confirment que ce dispositif peut également être appliqué aux futurs époux étrangers qui souhaitent se marier en France.
L’acte de notoriété remplace-t-il l’apostille ?
Il faut être précis : l’acte de notoriété ne consiste pas à apposer une apostille française sur un acte russe.
Il ne rend pas non plus automatiquement valable un certificat de naissance russe dépourvu d’apostille.
Le mécanisme est différent : l’acte de naissance étranger est remplacé, pour les besoins du dossier de mariage, par un acte de notoriété établi par un notaire français.
Il s’agit donc d’une solution alternative à la production de l’acte de naissance russe apostillé.
Cette solution est-elle automatique ?
Non.
L’article 71 vise la personne qui est dans l’impossibilité de se procurer son acte de naissance. Or, dans le cas d’un acte russe, une procédure administrative existe généralement pour obtenir un duplicata et une apostille.
Le notaire pourra donc considérer que la démarche est seulement longue, coûteuse ou compliquée, mais qu’elle n’est pas juridiquement impossible.
À l’inverse, il pourra accepter d’examiner l’ensemble des circonstances concrètes :
- impossibilité de se rendre en Russie ;
- absence de famille ou de représentant sur place ;
- nécessité d’envoyer un document original ancien ;
- difficultés liées à l’établissement et à l’utilisation d’une procuration ;
- délais incompatibles avec le projet de mariage ;
- absence de réponse des autorités russes ;
- erreurs ou discordances dans les registres ;
- impossibilité d’identifier le service compétent ;
- perte ou absence de la fiche d’état civil dans les archives ;
- risque sérieux de ne pas pouvoir récupérer le document original.
L’application de l’article 71 dépend donc de l’appréciation du notaire. Il n’existe aucune garantie que celui-ci accepte d’établir l’acte de notoriété.
Quels documents présenter au notaire ?
Le dossier doit être aussi précis que possible. Il peut notamment comprendre :
- le certificat de naissance russe disponible, même non apostillé ;
- sa traduction en français ;
- le passeport russe ;
- le titre de séjour ou la pièce d’identité française, le cas échéant ;
- les documents contenant les mêmes informations relatives à la naissance et à la filiation ;
- les justificatifs de domicile et de profession ;
- les preuves des démarches entreprises auprès du consulat, du ZAGS, du MFC ou des archives ;
- les réponses reçues ou les refus ;
- les preuves des difficultés d’envoi des documents ;
- les informations relatives aux trois témoins ;
- les copies des pièces d’identité des témoins ;
- une note juridique expliquant le droit russe et la procédure d’apostille.
Les trois témoins doivent connaître suffisamment la personne concernée et son histoire familiale pour pouvoir confirmer son identité, sa naissance et sa filiation.
Ils devront en principe intervenir personnellement devant le notaire et signer l’acte.
Le rôle de l’avocat connaissant le droit russe
Le notaire français n’est pas nécessairement familiarisé avec :
- l’organisation des ZAGS russes ;
- la compétence territoriale des services d’état civil ;
- les règles de délivrance des duplicatas ;
- les particularités des anciens certificats soviétiques ;
- les modalités de dépôt et de retrait par un représentant ;
- les règles russes relatives à l’apostille.
Un avocat connaissant le droit russe peut préparer une consultation juridique, une note de droit étranger ou un certificat de coutume afin d’expliquer ces règles au notaire.
Cette intervention peut notamment permettre :
- d’analyser les documents russes disponibles ;
- de vérifier les concordances et les discordances d’état civil ;
- d’identifier les démarches normalement exigées en Russie ;
- d’expliquer pourquoi elles sont particulièrement difficiles dans le cas concerné ;
- de préparer la liste des pièces destinées au notaire ;
- de rédiger un courrier juridiquement argumenté ;
- d’appuyer la demande fondée sur l’article 71 du Code civil.
La note de l’avocat ne remplace pas elle-même l’acte de naissance, l’apostille ou l’acte de notoriété. Elle a pour objet d’éclairer le notaire français sur le contenu du droit russe et sur les obstacles rencontrés.
Comment commencer la démarche ?
Il est conseillé de prendre d’abord contact avec un notaire du lieu de résidence et de lui demander s’il accepte d’étudier la possibilité d’établir un acte de notoriété sur le fondement de l’article 71 du Code civil.
La demande peut être présentée ainsi :
Je souhaite me marier en France. La mairie me demande un acte de naissance russe apostillé. L’acte et l’apostille doivent être établis en Russie. Compte tenu de ma situation, cette procédure nécessite l’envoi de documents originaux, l’établissement d’une procuration, l’intervention d’un représentant en Russie et le retour du document en France. Je souhaiterais savoir si vous accepteriez d’étudier la possibilité d’établir un acte de notoriété sur le fondement de l’article 71 du Code civil.
Si le notaire accepte d’examiner cette solution, l’avocat pourra ensuite intervenir dans le cadre d’une consultation pour préparer l’argumentation et les documents nécessaires.
Maître Nadezda Bonniot Alupova
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